Kontingenční tabulka je v podstatě způsob, jak extrahovat data a prezentovat je ve čitelné podobě. Kontingenční tabulky jsou skvělým způsobem dotazování dat a vytváření tabulek informací, které lze aktualizovat při změně nezpracovaných dat!
Pracovní příklad: potřebujete tabulku, která ukazuje následující:
- Kolik pozic (skutečných FTE) máte celkem
- Rozděleno podle názvu pozice
- Rozdělené podle stavu zaměstnání (Perm/Temp/Casual)
Jakmile budete mít nezpracovaná data, vytvoříte na svých nezpracovaných datech kontingenční tabulku:
- Na panelu nástrojů vyberte Data> Kontingenční tabulka a sestava kontingenčního grafu…
- Klikněte na Další
- Zkontrolujte, zda jsou data, která chcete zahrnout do kontingenční tabulky, zvýrazněna v Rozsah
- Klikněte na Další
- Pokud chcete, aby se vaše kontingenční tabulka zobrazovala v novém listu (kartě), klikněte na Dokončit. Jinak chcete -li, aby se zobrazoval na stejném listu (tj. - pod daty), klikněte na Existující list, vyberte první buňku za daty a poté klikněte na Dokončit
Měla by se objevit kostra kontingenční tabulky.
Pokud seznam polí kontingenční tabulky (zobrazený vpravo výše) není v zobrazení, budete jej muset otevřít:
- Klikněte pravým tlačítkem na panel nástrojů (kdekoli na čtverci níže):
- Vybrat Kontingenční tabulka.
- Klikněte Zobrazit seznam polí
- Pole by nyní měla být v zobrazení a přetažením pole doprava jej zajistíte na místě.
- Přetáhněte do polí následující pole: SKRYTÁ OBLAST FILTRU: Žádný
OBLAST SEPARÁTORU SLOUPKU: Typ pozice
OBLAST ROZDĚLOVAČE: Název pozice
OBLASTI ZÁKLADNÍCH ÚDAJŮ: Skutečný FTE
- Chcete -li změnit základní pole na součet, klikněte pravým tlačítkem na pole (zakroužkované níže):
Vybrat Nastavení v terénu…
Vybrat Součet.
Klikněte Číslo…
Vybrat Číslo a 2 desetinná místa poté klikněte na OK.
Data se měla změnit na desetinná místa.
- Chcete-li změnit pořadí sloupců Typ pozice: Klikněte pravým tlačítkem na Neformální> Pořadí> Přesunout na konec
Nyní máte hotovou tabulku se sloupci v pořadí Permanent, Temporary, Casual.
 |  |
Dalším krokem je přetažení polí, která potřebujete, do oblastí tabulky k vytvoření tabulky. Struktura kontingenční tabulky je následující:
Typické využití oblastí:
SKRYTÁ OBLAST FILTRU: Opakovaně financovaný filtr pozic
OBLAST SEPARÁTORU SLOUPKU: Typ pozice, typ zaměstnání, základ zaměstnanosti, klasifikace
OBLAST ROZDĚLOVAČE: Org Units, Locations, Position Titles
OBLASTI ZÁKLADNÍCH ÚDAJŮ: Účetní, FTE
Kontingenční tabulka by měla vypadat takto:
Všimněte si, že základní data byla přednastavena na „Počet skutečných FTE“. To znamená, že každá pozice byla započítána jako 1 bez ohledu na hodnotu FTE. Pokud by základní pole bylo Počet zaměstnanců, bylo by to správné (protože všechny hodnoty by byly 1), ale jsou to hodnoty FTE a vyžadují součet, nikoli počet.
V těchto dvou tutoriálech (dvě části) se dozvíte pár skvělých tipů týkajících se kontingenčních tabulek:
1) Vyplnění prázdných hodnot nulami:Klikněte pravým tlačítkem na pole základních dat (v kroužku níže)
Vybrat Možnosti stolu… Do prázdných buněk zadejte 0, ukažte (v kroužku níže)
Klikněte na OK.
Kontingenční tabulka nyní měla nahradit mezery nulami.
2) Chcete -li skrýt sloupec Součty:
Klikněte pravým tlačítkem na pole základních dat (výše uvedený „Součet skutečných FTE“)
Vybrat Možnosti stolu… Zrušte zaškrtnutí Celkový součet za řádky (zakroužkováno níže)
Sloupec součtů měl být nyní odstraněn.
3) Přidání skrytého filtru do kontingenční tabulky:Přetáhněte pole obsahující filtr do oblasti skrytého filtru dat (tj. - úroveň organizační jednotky 04)
Kliknutím na šipku dolů vyberte filtr organizační jednotky. Vyberte požadovaný filtr (tj. - Sport a rekreace)
Kontingenční tabulka nyní zobrazuje pouze ty pozice v Org jednotce úrovně 04, Sport a rekreace.
4) Zobrazení pouze vybraných názvů pozic:
Kliknutím na šipku dolů vyberte Název pozice filtr
Pro snazší výběr přetáhněte seznam směrem ven, aby bylo vidět více pozic
Pokud je v seznamu mnoho hodnot a chcete jen několik, začněte odškrtnutím Ukázat vše (zobrazeno níže) pro zrušení výběru všech hodnot
Vyberte pozice, které chcete v tabulce zobrazit. (tj. - sportovci a manažeři)
Klikněte na OK
Kontingenční tabulka by nyní měla obsahovat pouze sportovce a manažery.
5) Chcete -li zobrazit procenta typu pozice pro každou pozici:
Klikněte pravým tlačítkem na pole základních dat (v tomto případě „Součet skutečných FTE“)
Vybrat Nastavení v terénu…
Klikněte Možnosti>>
Vybrat % řádku pro Zobrazit data jako
Klikněte na OK.
Poznámka: V tomto seznamu jsou také možnosti pro % sloupce a % celkem přičemž to druhé je velmi užitečné.
Kontingenční tabulka nyní zobrazuje procenta, ale mohou existovat chybové hodnoty pro řádky, které nemají žádné pozice (protože nemůžete dělit nulou!).
6) Odebrání chyb z kontingenční tabulky:Klikněte pravým tlačítkem na pole základních dat (v tomto případě „Součet skutečných FTE“)
Vybrat Možnosti stolu…
Vstupte 0 v Chybové hodnoty zobrazte krabice
Klikněte na OK.
Všechny chyby by nyní měly být nahrazeny nulami.
